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通知公告
关于做好2018年档案移交工作的通知
2019-03-18 11:02   审核人:

各有关单位:

2018年度档案收集工作已开始启动,现就有关事项通知如下:

一、归档时间

各归档单位在51日前将上一年度档案材料整理、装订完整并由档案馆检查合格之后可移交归档。

二、归档要求

(一)因档案数字化发展要求,自今年起我校开始实施归档文件双套制,即纸质版和电子版一起归档 ,所归文件如有电子版,则和纸质版一起归;若无电子版,则将纸质文件先进行扫描,扫描件和纸质版一起归。如部门无扫描设备,可先与档案馆工作人员预约,来档案馆进行扫描。无法移交电子版的部门,请单独写说明并经本部门领导签字、盖章后,将说明交档案馆。

(二)凡立卷归档的文件材料,各单位要做到文件材料完整、齐全,以确保文件材料的准确性和全面反映各单位工作情况。

(三)凡立卷归档的各类文件材料都应是原件,复印件及传真件等一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善,各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准,以确保文件材料的有效性。

(四)各归档单位档案员将文件材料汇总集中后进行分类预立卷,按“永久”、“长期”、“短期”保管期限不同分别立卷,经档案馆工作人员检查预立卷合格后,再编写页号、计算机录入并打印卷内文件目录,填写备考表,移交档案时将纸质档案和每卷档案的电子目录一起归档。

(五)每一案卷的厚度不超过3cm,如同类文件数量过多,可将其拆分为几卷,形成一个系列,如:党内文件(3-1)、党内文件(3-2)、党内文件(3-3)等,每一卷内的电子文件目录都从序号“1”开始,电子文件目录统一用“宋体-11号字”,行高一般设为“27”,如遇标题过长的情况可适当拉宽。

(六)装订完成后,计算机录入并打印案卷移交目录,一式两份办理移交手续,移交单位与档案馆各执一份。

(七)如有问题,请与档案馆人员联系,电话:59596577

                                                      2019313

                                                            档案馆

 

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