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天津中医药大学档案归档范围和保管期限表
2019-03-21 10:30   审核人:

      天津中医药大学档案归档范围和保管期限表

(一)党政办公室

<1>党委办公室

序号

类目名称

保管期限

一、

上级文件

1.

上级机关召开的会议印发本机关的文件或本机关负责人在上级机关会议上的发言

永久

2.

上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报批示、讲话

永久

3.

上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知

永久

4.

上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件

永久

5.

上级机关召开会议的文件(非专指本校)但与本校教育发展相关的

主要文件

30年

二、

同级外来文

7.

代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文

永久

8.

同级机关或负责人对本机关的决定、通知、批复、通报、批示

永久或30年

9.

同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等

10年

三、

本级文件

10.

党委工作规章制度

30年

11.

党代会文件材料:

(1)召开党代会的请示和批复、会议筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;侯选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等

永久

(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、会议收到的重要贺电、贺信

30年

(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样

10年

12 .

党委常委(扩大)会、党政联席会、民主生活会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

永久

13.

党委向上级有关部门的请示

永久

14.

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

15.

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

16.

以党委名义召开的工作会议材料

永久

17.

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

18.

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿

永久

19.

党委工作简报、情况反映、工作信息

永久

20.

党委大事记

永久

21.

党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等及声像材料

永久

22.

党群系统启用新印章的文件和印模及旧印章

永久

23.

党群系统重要统计材料

永久

24.

党委保密、秘书工作的有关材料

30年

25.

重要的群众来信来访及处理材料(有领导批示和处理结果的)

30年

26

党委与有关机关联系、协调工作的来往文

30年

27.

以校党字、校党办字文号编制的文件

永久或30年

28.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

四、

下级文件


29.

党委各部、委、分党委、总支、直属支部等党务一级机构上报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复(党委保留原件和底稿,各上级单位保留复制件)

30年

<2>校长办公室

序号

类目名称

保管期限

一、

上级文件(上级有关高校行政管理的文件)

1.

上级机关召开的会议印发本机关的文件或本机关负责人在上级机关会议上的发言

永久

2.

上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话

永久

3.

上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件

永久

4.

上级机关召开会议(非专指本校)但与本校发展相关的主要文件

30年

二、

同级外来文

6.

代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文

永久

7.

同级机关或负责人对本机关的决定、通知、批复、通报、批示

永久或30年

8.

同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等

10年

三、

本级文件

9.

学校规章制度

永久

10.

学校年度、学期工作计划、报告、总结

永久

11.

校长办公会、党政联席会议记录、纪要

永久

12.

校务委员会委员名单、会议记录、纪要

永久

13.

以学校名义发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知

永久

14.

全校性的工作会议、座谈会文件

30年

15.

校领导在会议上的重要讲话和参加校外会议发言稿及声像材料

30年

16.

本校发展规划、计划及上级批复

永久

17.

本校向上级有关部门的请示

永久或30年

18.

学校评估材料

永久

19.

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

20.

学年报表、综合统计及统计资料汇编

永久

21.

启用印章的文件及印模

永久

22.

本校历史沿革、情况介绍

永久

23.

本校大事记、年鉴、简报、信息、动态等

永久

24.

党和国家领导人、地方党政领导人、上级机关领导来校视察检查工作时的题词、讲话、声像材料等

永久或30年

25.

学校领导同上级领导有关学校工作的重要来往信件

30年

26.

校庆工作材料:

(1)校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品、声像材料等

永久

(2)校庆活动的一般材料

30年

27.

学校主办的祝贺著名老教授、知名人士寿辰等活动的材料(包括声像材料)

30年

28.

学校组织的知名人士治丧活动材料(包括声像材料)

30年

29.

本校著名专家在校外重要会议上的讲话稿及声像材料

30年

30.

校史工作材料

30年

31.

校友工作材料

30年

32.

群众来信来访文件材料

30年

33.

普选工作材料

10年

34.

车辆工作的有关材料

10年

35.

以校字和校办字文号编制发布的文件

永久或30年

36

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

四、

下级文件

38.

学校各院、系、部、处、馆、所、中心等行政一级机构上报学校的工作计划、总结、报告、请示及批复(学校保留原件和底稿,各上报单位保留复制件)

30年

(二)纪检委、监察室

序号

类目名称

保管期限


1.

上级纪委关于纪检、监察工作的文件

30年

2.

纪委、监察工作规章制度

30年

3.

纪委、监察工作计划、报告、决定、总结、调查材料及重要统计

永久

4.

党员处分、复查材料

30年

5.

群众来信来访及处理意见(有领导批示或处理结果的)

10年

6.

纪委、监察室立案调查、处理的材料

30年

7.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(三)组织部

序号

类目名称

保管期限

1.

上级关于组织工作的文件针对本校的

永久

2.

组织工作规章制度

30年

3.

本校组织工作计划、总结及重要统计

永久

4.

组织部召开的重要会议记录、纪要等材料

30年

5.

本校组织机构设置、变动的发文

永久

6.

副处级以上干部任免、享受待遇的文件

永久

7.

校级干部年度考评材料

永久

8.

教职工评定、聘任政工师职称材料及上级批复(按类归档)

永久

9.

副处级以上干部名册

永久

10.

分党委、总支、直属支部改选报告、审批材料

30年

11.

分党委、总支、直属支部委员批复文件

30年

12.

党员名册

30年

13.

发展新党员、预备党员转正的名册

30年

14.

党员和党组织情况统计年报表

永久

15.

党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根

30年

16.

先进党支部、优秀党员和先进党务工作者的名单及市级以上先进事迹材料

永久

17.

出席市级以上党代会代表名单、登记表

永久

18.

表彰优秀党员、副处级以上干部考核、党员干部教育、党校工作形成的文件材料

30年

19.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(四)宣传部

序号

类目名称

保管期限

1.

上级关于宣传工作的文件针对本校的

永久

2.

本校宣传工作计划、通知、总结、重要统计

永久

3

教职工政治思想工作动态及调查材料

30年

4.

理论学习的通知、计划、总结

30年

5.

反映本校重大活动的剪报、照片、录音、录像、图表

永久

6.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

7.

《天津中医药大学报》稿件及原件

永久

8

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料


(五)统战部

序号

类目名称

保管期限

1.

上级关于统战工作的文件针对本校的

永久

2.

统战工作规章制度

30年

3.

本校统战工作计划、总结、重要统计

永久

4.

本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料

永久

5.

台、港、澳和侨务工作材料

30年

6.

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

30年

7.

各民主党派任免(本校教职工)干部的通知

永久

8.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(六)工会

序号

类目名称

保管期限

1.

上级关于工会工作的文件针对本校的

永久

2.

工会工作规章制度

30年

3.

工会工作计划、报告、决定、总结、重要通知、重要统计

永久

4.

教职工代表大会的有关文件:

(1)请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告及上级批复、重要的声像材料

永久

(2)重要通知、大会纪要、简报、侯选人情况介绍、重要的贺电贺信、提案及办理结果

30年

(3)筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证

10年

5.

表彰工会先进集体个人的材料、名单

30年

6.

工会分会主席、工会委员会会议记录、纪要

10年

7.

工会会员名册及基层工会干部名册

30年

8.

上级有关计划生育工作的文件、本校计划生育工作的有关规定、计划生育工作计划、报告、总结、统计年报表及领取独生子女证名册

30年

9

妇女工作材料

30年

10.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(七)团委

序号

类目名称

保管期限

1.

上级关于共青团工作的文件针对本校的

永久

2.

团委工作规章制度

30年

3.

团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计

永久

4.

团代会文件:

(1)关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、领导选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的决议和上级批复、重要的声像材料

永久

(2)大会议程、简报

30年

(3)筹备工作计划、总结、会议工作组材料

30年

5.

团组织、团专职干部统计年报(软件数据库)

永久

6.

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

30年

7.

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

30年

8.

团干部名单

30年

9.

团员名册

30年

10.

学生会文件、材料

30年

11.

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

30年

12.

团委牵头进行重大活动的有关材料

30年

13.

社团活动、社会实践有关材料

30年

14.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

()世中联

<1>综合

序号

类号名称

保管期限

1.

上级有关世中联工作的文件

30年

2.

世中联工作计划、工作总结

永久

3.

世中联教育指导委员会会议有关资料

30年

4.

其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物

永久或30年

<2>

出版物项目


序号

类号名称

保管期限

1.

原稿(含照片、手迹原件)

30年

2.

各级审稿单或历次审稿意见

30年

3.

期刊出版物样品

永久

(九)人事处

序号

类目名称

保管期限

1.

上级机关有关人事工作的文件

30年

2.

人事工作规章制度

30年

3.

人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录

永久

4.

关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复

永久

5.

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

6.

人事处权限内的干部任免文件及名册

永久

7.

表彰和奖励先进集体、先进教职工及有关荣誉证书授予工作的材料

30年

8.

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

30年

9.

高级人才推荐评选的有关材料

30年

10.

学校特聘专家有关材料

30年

11.

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

12.

教师工作量的规定及执行情况

30年

13.

教师业务考核材料

30年

14.

人事工作各类统计表、报表

永久

15.

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类归档)

永久

16.

教职工工资调整材料、名册

30年

17.

教职工转正定级材料

永久

18.

教职工的录用、调入、调出及校内调动的有关材料

永久

19.

教职工退职、离职和出国的有关材料

30年

20.

教职工复职、除名的处理材料

30年

21.

教职工离休、退休、返聘工作的有关材料

30年

22.

社会保险每月征缴单,每年社保基数核定单

30年

23.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(十)审计处

序号

类目名称

保管期限

1.

上级有关审计工作的文件

30年

2.

审计工作规章制度

30年

3.

审计工作计划、报告、总结

30年

4.

审计工作统计年报及重要报表

30年

5.

审计通知书、决定及部门、单位领导的审批意见和部门、单位下达的行文,以及审计意见书等审计公文

30年

6.

审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明,审定审计报告的记录、证据、审计工作底稿

30年

7.

审计工作方案,检查审计意见书的落实情况

30年

8.

有关审计项目的请示报告、批示和会议记录

30年

9.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(十一)保卫处及武装部

序号

类目名称

保管期限

1.

上级有关公安保卫工作的文件

30年

2.

保卫工作规章制度

30年

3.

本校公安保卫工作计划、报告、总结、调查材料、重要统计

永久

4.

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复

30年

5.

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

30年

6.

要害部门的公安保卫、消防工作

30年

7.

上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件

30年

8.

社会治安、综合治理材料

30年

9.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(十二)后勤处

<1>后勤

序号

类目名称

保管期限

1.

上级有关后勤管理工作的文件

30年

2.

后勤管理工作规章制度

30年

3.

本校后勤管理工作计划、请示、批复、决定、总结、重要统计

30年

4.

房屋管理、调配使用、转移等方面的规定、总结

30年

5.

校内房产及水、电、暖等管网维修、改造的计划、请示、批复、图纸等材料

永久

6.

征地(置换)签订的合同、协议书及土地证书、红线图

永久

7.

本校关于地界变化、交换、转让、租用的请示、批复、协议

永久

8.

产权证书

永久

9.

教职工住房产权管理的工作材料

永久

10.

车辆工作的有关文件材料

30年

11.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

<2>后勤服务中心

序号

类目名称

保管期限

1.

上级有关后勤服务中心工作的文件

30年

2.

后勤服务中心工作规章制度

30年

3.

后勤服务工作计划、报告、决定、总结、重要统计

30年

4.

伙食工作的有关材料

10年

5.

校园绿化工作的有关材料

10年

6.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(十三)基建处

⑴综合

序号

类目名称

保管期限

1.

上级有关基建工作的文件

30年

2.

基建工作计划、总结

30年

3.

基建工作总体规划图、总平面图、总水电气管网分布图及说明

永久

4.

有关基建扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图

与基建项目共存

5.

基建工程统计表及财务预、决算表

30年

6.

基建工作年度统计报表

永久

7.

学校征地范围总体地质勘探、地形测量材料

永久

8.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

⑵基建项目

①基建项目可行性研究

序号

类目名称

保管期限

1.

项目建议书及上级批复

永久

2.

可行性研究报告

永久

3.

项目评估

永久

4.

环境预测、调查报告

永久

5.

设计任务书及计划任务书

永久

②基建项目设计基础

序号

类目名称

保管期限

1.

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2.

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

3.

水文、气象、地震等其他设计基础材料

永久

③基建项目设计文件

序号

类目名称

保管期限

1.

初步设计

永久

2.

技术设计

永久

3.

施工图设计

30年

4.

技术秘密材料、专利文件

永久

5.

关键技术实验

永久

6.

总体规划设计

永久

7.

设计评价、鉴定及审批

30年

④基建项目工程管理文件

序号

类目名称

保管期限

1.

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

2.

施工资质

永久

3.

环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书

永久

⑤基建项目施工

序号

类目名称

保管期限

1.

土地施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

10年

(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

30年

(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定

30年

(4)建筑材料实验报告

30年

(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

(6)土建施工定位测量地质勘察

永久

(7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图

永久


(8)隐蔽工程验收记录

永久

(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

(10)分项、分单位工程抽量检查、评定

30年

(11)交工验收记录证明

30年

(12)竣工报告、竣工验收报告

水久

2.

设备及管线安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

10年

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30年

(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

30年

(4)隐蔽工程检查验收记录

30年

(5)强度、密闭性试验报告

30年

(6)设备调试记录

10年

(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

30年

(8)系统调试、实验记录

30年

(9)管线清洗、通水、清毒记录

10年

(10)管线标高位置,坡度测量记录

30年

(11)中间交工验收记录证明,工程质量评定

30年

(12)竣工报告、竣工验收报告

30年

3.

电气、仪表安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

10年

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30年

(3)调试、整定记录

30年

(4)性能测试和校核

30年

(5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告

30年

(6)操作、联动试验

10年

(7)电气装置交接记录

10年

(8)中间交工验收记录、工程质量评定

30年

(9)竣工报告、竣工验收报告

30年

⑥基建项目竣工验收

序号

类目名称

保管期限

1.

竣工验收报告

永久

2.

全部竣工图纸

永久

3.

质量评审材料

永久

4.

工程现场声像材料

永久

5.

竣工验收会议决议文件

永久

⑦基建项目财务、器材管理

序号

类目名称

保管期限

1.

财务计划、年度计划

10年

2.

工程概算、预算、决算

永久

3.

主要材料消耗、器材管理

10年

4.

交付使用的固定资产

永久

(十四)档案馆

序号

类目名称

保管期限

1.

上级有关档案工作的文件

30年

2.

学校档案工作规章制度

30年

3.

年度统计表

永久

4.

实物档案目录、案卷目录

永久

5.

编研成果及出版物

永久或30年

6.

档案销毁报告及销毁清册

永久

7.

综合档案馆(室)指南、全宗介绍

永久

8.

其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物

永久或30年

(十五)图书馆

序号

类目名称

保管期限

1.

上级有关图书馆工作的文件

30年

2.

图书馆工作规章制度

30年

3.

图书馆工作计划、报告、总结

30年

4.

图书馆概况、发展规划、藏书目录、重要统计

永久

5.

图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册

30年

6.

校外交流的有关材料

30年

7.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(十六)教务处

<1>综合

序号

类目名称

保管期限

1.

上级下达的有关教学工作的文件材料

普发文件

30年或10年

针对本校的文件

永久

2.

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

3.

学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、简报、总结

永久

4.

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

30年

5.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

<2>学籍管理

序号

类目名称

保管期限

1.

入学登记表

永久

2.

学生成绩单

永久

3.

毕业生名册

永久

4.

学生学籍变更材料(留级、休学、复学、转学、退学)

30年

<3>课堂教学与教学实践

序号

类目名称

保管期限

1.

各专业教学计划、教学大纲

永久

2.

课程建设要求,校历表,课表

30年

3.

各系、科、专业课程试题库(系统软件)

30年

4.

实验教学体系有关材料

30年

<4>学位

序号

类目名称

保管期限

1.

本校学士学位评定条例、办法及计划、总结

30年

2.

学位委员会授予学士学位清册

永久

3.

本科生优秀学士学位论文

30年

<5>教材

序号

类目名称

保管期限

1.

主编教材

30年

2.

各系各专业使用教材目录

30年

3.

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

30年

4.

其他有保存价值的自编参考资料

10年

(十七)招生处

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关本科生招生工作的文件材料

30年

2

本科生招生工作规章制度

永久

3

本科生招生工作计划、总结、报告、请示、批复及统计报表

永久

4

重大活动、重要会议文件材料

30年

5

招生规划和分省分专业生源计划(包括普高招生、自主招生、艺术特长生招生、高水平运动员招生、保送生、内地新疆西藏高中班招生、港澳台保送生)

永久

6

各类新生招生简章、招生报考指南及其他招生宣传材料

30年

7

各类新生录取材料及新生名册

永久

8

各类新生招考过程中签订的协议、合同及名单

永久

9

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(十八)大学生就业创业指导中心

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关毕业生分配工作的文件材料

30年

2

就业工作总结、简报

30年

3

毕业生就业计划、方案

30年

4

毕业生供需情况调查、统计,大型供需见面会供需合同等材料

30年

5

毕业生就业情况名册、派遣证存根名册及变更情况

永久

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30年

7

毕业生个人档案传递存根

30年

8

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(十九)学生处

序号

类目名称

保管期限

1.

上级关于学生工作的文件

30年

2.

学生工作规章制度

30年

3.

学生工作计划、简报、决定、总结、重要统计

永久

4.

学生工作典型调查材料

30年

5.

学生政治工作队伍的选拔、管理文件

30年

6.

各学院辅导员名单

30年

7.

勤工俭学的有关材料

30年

8.

奖学金、助学金评定办法

30年

9.

优秀毕业生、先进班级评选材料

30年

10.

毕业生集体照片、学士服照片

永久

11.

学生违纪处分材料

永久

12.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(二十)研究生院

序号

类目名称

保管期限

1.

上级关于研究生工作的文件

30年

2.

本校研究生工作的计划、总结

永久

3.

本校研究生工作的统计材料

永久

4.

研究生培养方案

永久

5.

全国、天津市优秀博士论文材料

30年

6.

非学历教育相关材料

30年

7.

硕士研究生学位论文及评审材料

永久

8.

研究生会的有关材料

30年

9.

研究生入学登记表、毕业登记表

永久

10.

研究生学籍表(卡)、成绩表

永久

11.

研究生奖惩材料、学籍处理的有关材料

30年

12.

审核发放研究生毕业证书、学位证书的名册

永久

13.

各学科博士生、硕士生导师名册及遴选材料

30年

14.

研究生联合办学材料

30年

15.

学位委员会会议记录、决定

30年

16.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(二十一)继续教育学院

序号

类目名称

保管期限

1.

成教工作的计划、总结

永久

2.

成教工作的统计材料

永久

3.

成教教学规划、实施计划、会议记录

永久

4.

有关学籍管理的规定、办法

30年

5.

学生学籍表(卡)及成绩表

永久

6.

教学计划、方案、大纲

30年

7.

毕业生合影照片及底片

永久

8.

审核发放毕业证书、学位证书名册

永久

9.

与外单位签订的重要协议书、合同书

30年

10.

学士学位材料

30年

11.

成教教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

30年

12.

成教联合办学、非学历教育的培训班材料

30年

13.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

(二十二)科研处

<1>综合

序号

类目名称

保管期限

1.

上级下达的有关科研工作的文件材料

普发文件

30年

针对本校的文件

永久

2.

上级下达的各类科研计划

永久

3.

科研经费的申请、批复

永久

4.

科研项目经费使用情况报告

10年

5.

科研项目获奖材料(包括奖状、证书)

永久

6.

出版专著、发表论文的年度目录

30年

7.

科研成果汇编材料

30年

8.

科研年鉴及年报表

永久

9.

本校举办的全国性学术会议报告、批复、纪要、论文等有关文件

30年

10.

本校重要的科技工作会议文件

30年

11.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

<2>完成并通过鉴定的科研课题材料:

序号

类目名称

保管期限

1.

科研准备阶段



(1)任务书、合同、协议书

永久

(2)课题研究计划

30年

(3)计划执行情况、计划调整或撤销报告

30年

(4)课题投资和预决算材料

10年

2.

研究实验阶段


(1)实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)

永久

(2)数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

永久

(3)设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

(4)研究工作阶段小结、专题报告

30年

(5)标本等实物、照片及目录

永久

3.

总结鉴定阶段


(1)研究报告、技术报告

永久

(2)论文专著

永久

(3)成果鉴定书、评审意见

永久

(4)成果鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见、鉴定证书)

30年

4.

申报奖励阶段


(1)科研成果登记表

永久

(2)科研成果奖励申报与审批材料

永久

(3)科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件

永久

(4)专利申请书或证书原件

永久

(5)成果转让合同、协议书及经济效益证明等推广应用材料

永久

<3>学科与实验室建设

序号

类目名称

保管期限

1.

上级有关专业设置及实验室建设的文件材料

30年

2.

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

3.

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

4.

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

30年

5.

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

(二十三)设备处[主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料]

<1>综合

序号

类目名称

保管期限

1.

上级有关仪器、设备、物资管理工作的文件(如“十二五”投资等)

30年

2.

设备工作计划、总结

30年

3.

仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

30年

4.

仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复

30年

5.

仪器、设备业务工作的综合性统计材料

永久

6.

其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物

永久或30年

<2>

仪器设备项目


序号

类目名称

保管期限

1.

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

与设备共存

2.

上级或主管领导批复和准购批示

与设备共存

3.

定购合同、协议等

与设备共存

4.

进口设备过程中有关的技术商务文件

与设备共存

5.

开箱记录及装箱单

与设备共存

6.

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

与设备共存

7.

验收报告及文件材料

与设备共存

8.

索赔来往函件及结果文件、重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

9.

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10.

使用、检修、故障事故记录(设备履历书)

与设备共存

11.

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

12.

其他有价值的文件材料

30年

(二十四)编辑部

<1>综合

序号

类号名称

保管期限

1.

上级有关编辑出版工作的文件

30年

2.

编辑部工作计划、工作总结、重要会议记录

永久

3.

年度统计报表

永久

4.

其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物

永久或30年

<2>

出版物项目


序号

类号名称

保管期限

1.

封面设计图样

10年

2.

期刊出版物样品

永久

3.

增刊的准印证、出版请示和批复、原稿和增刊样品

30年

4.

有关获奖的文件材料

30年

(二十五)国际交流处

<1>综合

序号

类号名称

保管期限

1.

上级关于外事工作的文件材料

30年

2.

外事工作计划、总结

30年

3.

外事工作年度统计报表等

永久

4.

外事工作的请示、批复、报告等文件材料

30年

5.

外事工作会议材料

30年

6.

其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

<2>出国、出境

序号

类号名称

保管期限

1.

上级对出国、出境人员的有关文件材料

30年

2

出国、出境人员考察、访问材料

30年

3

出国、出境进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)

永久

4

其他有保存价值的文件材料

30年

<3>来校

1.

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

30年

2.

学校邀请、聘任外籍人员名单(附简历)、签订的合同、协议书

永久

3.

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材、学术交流的报告及声像材料

永久

4.

来校进修、10年培训研究的外籍人士有关材料

30年

5.

授予外籍人员荣誉称号的材料

永久

6.

双方互赠的礼品、纪念品

30年

<4>国际合作与会议

序号

类号名称

保管期限

1.

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2.

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

3.

国际会议的有关材料

30年

<5>外国留学生工作

序号

类号名称

保管期限

1

上级关于外国留学生工作的规定、重要通知、条例等

30年

2

有关留学生工作计划、总结、情况简报、规章制度、管理办法等

30年

3

各类留学生教学计划、大纲

30年

4

录取审批材料

永久

5

学籍表(卡)及成绩表

永久

6

留学生升级、留级、休学、复学、退学、转学等学籍变更材料

30年

7

留学生奖惩材料

30年

8

留学生毕业、结业证书发放清册及证书样本,学位论文及学位证书复印件

30年

9

留学生名册、统计表

永久

10

留学生去向及有关材料

30年

11

留学生联合办学材料

30年

(二十六)财务处

<1>会计报表

序号

类号名称

保管期限

1.

年度决算财务报表(含说明文字)

永久

2.

各类统计报表

永久

3.

年度预算报表(含说明文字)

30年

4.

月报表

10年

<2>会计账簿

序号

类号名称

保管期限

1.

总帐

30年

2.

各科目明细账

30年

3.

日记帐

10年

其中:现金、银行日记帐

25年

4.

银行对账单、余额调节表

10年

<3>会计凭证

序号

类号名称

保管期限

1.

会计凭证(含辅助凭证)

永久

2.

单订合同及会计凭证附件

30年

<4>工资清册

序号

类号名称

保管期限

1.

工资发放名册、公积金相关资料、税务、劳务、个人所得税资料

永久

2.

各种奖金

10年

(二十七)中医药研究院

序号号号号

类号名称

保管期限

1

上级(校外)有关中医药研究院工作的有关文件

30年

2

本单位规章制度、管理办法、岗位职责

永久

3

年度工作计划、总结

30年

4

报告、请示、批复等材料

30年

5

党政工作会议记录、纪要等材料

30年

6

中医药研究院概况、发展规划

30年

7

本单位机构设置、人员名单

10年

8

教师、学生科技创新材料

30年

9

教师风采、获奖材料

30年

10

中医药研究院工作会议、领导讲话稿、相关活动照片及文字说明材料

永久

11

其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物

30年

(二十八)教师发展中心

序号

范 围

保管期限

1

教师发展中心的计划、总结、规章制度、重要会议记录等相关文件材料

30年

2

为各类各层次高校教师及教工提供的培训课程相关材料(包括培训大纲、学生名单、课程视频、教学课件等)

30年

3

各类教学培训项目相关材料(包括从项目设想、项目实施过程至项目结束整个周期产生的重要材料)

30年

4

有关教师发展的研究成果

30年

5

有关教师发展工作的调查报告、分析汇总材料等

30年

6

教师发展中心牵头的重大专项活动材料

30年

7

其它有保存利用价值的文件材料

30年

8

重大活动、事件、重要会议等声像材料

永久

(二十九)老干部处

序号

范 围

保管期限

1

上级机关有关老干部工作的重要文件


(1)

针对本校的、重要的

永久

(2)

需要贯彻执行的

30年

2

学校有关老干部工作的重要文件

30年

3

本校老干部工作计划、报告、总结

30年

4

离休干部名册及离休证登记表

永久

5

离休干部病故及抚恤材料

30年

6

其他有保存价值的材料

30年

(三十)声像载体类档案归档范围和保管期限表(电教中心

(一)党政类

序号

类号名称

保管期限

1.

党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观、访问等声像材料

永久

2.

省部级领导以及系统厅、局领导来校视察、参观、访问等声像材料

永久

3.

反映校级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和重要声像材料

永久

4.

本校召开的重要会议(党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、各类先进表彰会及其他党政重要会议)形成的重要声像材料

永久

5.

校庆和其他重要纪念活动中形成的重要声像材料

永久

6.

学校新闻类重要声像材料

永久

7.

其他反映党政重要活动的声像材料

永久

(二)教学类

序号

类号名称

保管期限

1.

历届毕业生照片

永久

2.

反映著名专家、教授、优秀教师教学活动的声像材料

永久

3.

有关重点学科与重点实验室建设的声像材料

永久

4.

本校编制的声像教学材料

30年

5.

其他反映教学重要活动的声像材料

永久

(三)科研类

序号

类号名称

保管期限

1.

荣获国家、部、省、市级奖励科研项目的声像材料

永久

2.

重要学术活动各科研成果颁奖仪式的声像材料

永久

3.

重点、大型科研课题评审鉴定会声像材料

30年

4.

获奖科研成果样品的声像材料

30年

5.

其他反映教学重要活动的声像材料

永久

(四)外事类

序号

类号名称

保管期限

1.

外国知名人士来校参观访问的声像材料

永久

2.

外国留学生毕业照片

水久

3.

外国留学生、外籍专家、教授在学校学习、工作、生活等情况的声像材料

永久

4.

学校主持召开的国际性学术会议的声像材料

30年

5.

其他反映教学重要活动的声像材料

永久

(五)基建类

1.

反映学校校景的声像材料

永久

2.

学校拆迁前旧建筑物的声像材料

永久

3.

重大基建项目竣工典礼的声像材料

永久

(六)人物类

序号

类号名称

保管期限

1.

历任党委书记、校长的重要声像材料

永久

2.

本校著名专家、教授的重要声像材料

永久

3.

著名校友的重要声像材料

永久

声像载体档案的种类及种类:

照片

录音带A

录像带V

幻灯片L

磁盘RP

影视胶片F

缩微胶片M

光盘RC

(三十一)实物档案归档范围和保管期限表

序号

类号名称

保管期限

1.

学校公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品

永久或30年

2.

党和国家领导人以及重要来宾视察、访问时题写或赠送的字画

永久

3.

学校更换的旧印章

永久

4.

学校因更名或其他原因换下的旧校牌、旗帜、校徽

永久

5.

学校各部门或个人在学术研究和其他各种活动中获得的市级以上的奖状、证书、证章、奖杯和其他具有重要纪念意义的实物

永久或30年

6.

学校职工创作的获市级以上奖励的书画作品

永久

7.

其他有保存价值的实物

永久

(三十二)人物类档案归档范围和保管期限表

序号

类号名称

保管期限

1.

历任党委书记、校长的重要材料

永久

2.

本校著名专家、教授、学科带头人的重要材料

永久

3.

本校全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要材料

永久

4.

著名校友的重要材料

永久

5.

本校其他著名人物的重要材料

永久

6.

党和国家领导人以及重要来宾、知名人士视察、访问的重要材料

永久

7.

获国家、部委、省、市级奖励先进个人的重要材料

永久

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