学校各部门必须设专人负责本部门文件材料立卷、归档、移交工作。

一、平时立卷工作

1、各部门应将平时办理完毕的文件材料及时交给本部门档案员。

2、部门档案员根据本部门的职能、任务和学校档案馆制定《天津中医药大学档案归档范围结合保管期限表》，将各类文件材料收集齐全，妥善保管。

3、每年年终，部门负责人将本年产生的文件材料进行整理、立卷。

4、设置的临时机构如校庆办公室、新校区办公室等，其形成的文件材料在任务结束后，应立即整理、立卷向校档案馆移交

二、整理、归档要求

（一）学校教职工在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按照规定及时归档，集中管理，任何个人不得据为己有。

（二）学校实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。

（三）各部门档案员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案立卷，待本部门档案收集整理齐全后向档案馆移交。

（四）由两个以上部门合作完成的工作或项目，在工作或项目完成后，协作部门将有关材料送主办部门，由主办部门负责完整的材料立卷归档。

（五）凡立卷归档的文件材料，要做到文件材料完整、齐全，重要文件材料的印章、签名等要素完善，以确保文件材料的准确性和全面反映各单位工作情况。

（六）归档的文件材料同一类的应格式一致，书绘装订工整，字迹清晰、不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝木水书写和复写。归档的文件材料除特殊情况外必须是原件。声像磁介质类的应声像清晰。

（七）已破损文件、热敏纸的材料、和已使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝木水书写的材料，应予以复制，复制件附于原件后一并归档。

（八）各归档单位档案员将文件材料汇总集中后进行分类预立卷，按“永久”、“30年”、“10年”保管期限不同分别立卷（详见附表《天津中医药大学档案归档范围》），经档案室工作人员检查预立卷合格后，再编写页号、计算机录入并打印卷内文件目录，填写备考表，装订时按照“卷内文件目录-档案材料-备考表”的顺序装订，移交档案时将纸质档案和每卷档案的电子目录一起归档。

（九）每一案卷的厚度不超过3cm,如同类文件数量过多，可将其拆分为几卷，形成一个系列,如：党内文件（3-1）、党内文件（3-2）、党内文件（3-3）等，每一卷内的电子文件目录都从序号“1”开始，电子文件目录统一用“宋体-11号字”，行高一般设为“27”，如遇标题过长的情况可适当拉宽。

（十）装订完成后，按照《天津中医药大学档案实体分类方案》的规定，每个部门有一个固定档号，按年度将每个案卷印上档号章，编好档号后，移交我校档案馆。（详见《天津中医药大学档案实体分类方案》附后）

（十一）档案移交单一式两份办理移交手续，移交人和接收人签字并盖各自部门印章，移交单生效，移交单位与档案馆各执一份。

三、归档时间

（一）党政部门和其他部门党政工作按自然年度归档的材料在次年六月底前归档。

（二）教学部门和教学管理部门按教学年度归档的文件材料在次学年寒假前归档。

（三）科研和专题性、成套性档案，在项目完成鉴定后两个月内归档。

（四）基建项目档案在项目完成后三个月内归档。

（五）仪器设备的随机技术文件在开箱验收时归档。

（六）随时接收上级归定应接收的档案。

 

本办法自公布之日起实施。